ORGANIZACIÓN Y METODOS, CPM, DIAGRAMAS DE PERT, PHVA,

Organización y Métodos
La función de Organización y Métodos es un servicio de asistencia y asesoría al nivel gerencial de las empresas ya sean Industrial, comercial ó de servicios., según su estructura, funcionamiento y cuyo objetivo es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.
Proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados
Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de Organización y Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y esfuerzosinnecesarios. Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en donde se decida si se ponen en práctica o si son denegadas.El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración pública.
Un cambio en los métodos provoca cambios en la estructura orgánica. El método permite descubrir cuáles son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz.
Las unidades de organización y métodos se crean en cada dependencia y obedecen a dos objetivos fundamentales:
Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.
Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, se ubica las técnicas y de allí se puede recurrir al desarrollo de funciones de análisis y diseño organizacional en una orientación general en el conjunto de la administración; son:
El estudio y el análisis permanente de la estructura y el funcionamiento de la dependencia. que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico de la estructura y procedimientos de la organización, las modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos
El distribuir las funciones de cada dependencia, El asesorar los departamentos de cada dependencia, realizar actividades de promoción, investigación, y divulgación, proceder hacer un estudio de todo el trabajo desarrollado en la organización para asesorar e informar de las actividades a realizar cada organización y sus divisiones, con los conocimientos de las técnicas para su utilización en el mejoramiento de la solución de los problemas que la acogen, el estudio de la bibliografía, los documentos de los temas de la organización nos ayuda a proponer e implantar nuevos procedimientos que nos permiten desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados
Con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo: fases de Desarrollo de Inicio, Fases de desarrollo Intermedio, Fases de desarrollo Fina o consolidación.
Cada una nos ayuda a evaluar los criterios y las técnicas aportadas por teoria según el nivel de actividad que se recurran a teorías cuantitativas con la utilización de recursos operacionales.
Para poder llevar a cabo un seguimiento de algún análisis se debe conocer algunas características como: conocer la situación, la descripción del hecho, descomponerlo y conocer y examinar los aspectos de cada elemento, ordenarlo clasificarlo, compararlo, de allí nos ayuda a definir la clasificación de cada área sus objetivos, estructura, normas, políticas, funciones, equipos y ambiente
La necesidad de crear una unidad de asesoramiento es después cuando un directivo a descubierto cual es el punto de desfase de la estructura realizando una recolección de datos y situaciones en el desarrollo de las actividades.
La ubicación del nuevo asesor administrativo permite cumplir acciones sustantivas en tareas de programación presupuesto y recursos humanos dependiendo de la línea de autoridad
Unas características importantes del asesor de una línea de autoridad para saber que tiene la habilidad de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. Debe tener:

Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.
Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.


Conclusión:
A medida que el tiempo trascurre todo va cambiando los problemas surgen de diferentes maneras, la tecnología avanza, los conocimientos segaran mas cambios de conocimientos se profundizan.
El éxito de una organización y métodos de trabajo en una organización es la investigación constante del avance de todos los aspectos que rodea la organización, aspectos tecnológicos y aspectos de conocimientos de cada función de departamento, objetivos de dependencias, funciones de cada cargo que desempeñe un empleado.
Para temer un sistema de organización y métodos es contar con el personal idóneo para el cargo específico según la necesidad requerida del departamento que sea capaz de sugerir, corregir, implementar nuevos estudios que encuentre, y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida, eficaz; pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.
El orden jerárquico se presenta en cada departamento y cada línea de autoridad tiene su función, esta de la toma de decisión de la alta autoridad en mirar a necesidad que surge en su empresa. Conocer el problema de donde surge, y cuales su desfase.



DIAGRAMAS DE PERT.”
Las técnicas PERT (Program Evaluation aand review Technique) : técnica de revisión y evaluación de programas.
Se utilizada para programar y controlar programas a realizar. Cuando hay un grado extremo de incertidumbre y cuando el control sobre el tiempo es más importante sobre el control del costo, En general estas técnicas resultan útiles para una gran variedad de proyectos que contemplen: Investigación y desarrollo de nuevos productos y procesos.
· Construcción de plantas, edificios, y carreteras.
· Diseño de equipo grande y complejo.
· Diseño e instalación de sistemas nuevos.
· Diseño y control de epidemias,
· y otras múltiples aplicaciones en las cuales se requiera una planificación adecuada.
Los proyectos pueden organizarse en acontecimientos y tareas."Un acontecimiento (también llamado hito) es un punto en el tiempo que representa el inicio o la finalización de una tarea o un conjunto de tareas"Parar ilustrar los acontecimientos en los gráficos PERT se ha utilizado una gran variedad de símbolos: círculos, cuadrados y similares. En los gráficos PERT, estos acontecimientos reciben a menudo el nombre de nodos.
Se debe tener en cuenta la organización de fechas, los recursos Humano, costo del proyecto, relimitación y condiciones.



CPM (Método de Ruta Critica)
La traducción de las siglas en inglés significan: método del camino crítico, es uno de los sistemas que siguen los principios de redes, que fue desarrollado en 1957 y es utilizado para planear y controlar proyectos, añadiendo el concepto de costo al formato PERT. Cuando los tiempos y costos se pueden estimar relativamente bien, el CPM puede ser superior a PERT.
CPM identifica estas actividades y la cantidad de tiempo disponible para retardos.
Considera los recursos necesarios para completar las actividades.
Identifica los instantes del proyecto en que estas restricciones causarán problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no críticas
Características:
a. Que el proyecto sea único, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad.
b. Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de el, en un tiempo mínimo, sin variaciones, es decir, en tiempo crítico.

CONCLUCIONES
CPM (Método de Ruta Critica) Y DIAGRAMAS DE PERT.”
Las diferencias de los dos métodos aunque son muy parecidos es: PERT supone que el tiempo para realizar cada una de las actividades es una variable aleatoria descrita por una distribución de probabilidad.
CPM por otra parte, infiere que los tiempos de las actividades se conocen en forma determinísticas y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados.
De igual manera los dos intentan buscar la mejor manera de realizar un proyecto no repetitivo, único, de bajo costo, de corto tiempo.


CICLO DE CONTROL P.H.V.A. (planear, hacer, verificar y actuar)
Calidad de servicio.
Siempre que exista un proceso sin fin que se planee, se tome una decisión, se verifiquen resultados y sean los esperados se reinicia un proceso
Dinamiza la relación entre el hombre y los procesos y busca su control con base a su establecimiento, mantenimiento y mejora de estándares.
El control es muy importante para lograr todas las actividades necesarias para alcanzar eficiente y económicamente en los objetivos a largo plazo.
Consiste básicamente en: Planear: Siendo la definición de las metas y los métodos para alcanzarla. Hacer: Consiste en ejecutar la tarea y recoger los datos. Verificar: Es la evaluación de los resultados de la tarea ejecutada, identificación de los problemas que originan el no-cumplimiento de las tareas (formación, planeación).Actuar: Consiste en tomar medidas correctivas para lograr el cumplimiento de las metas.
Durante todo este proceso, están presentes los indicadores e índices de gestión de cada área que deben estar alineados con sus respectivas unidades de negocio para lograr la efectividad de los objetivos estratégicos propuestos.
Conclusión:
El saber hacer y materializar el conocimiento con procedimientos documentados aplicables a la organización se alinea de acuerdo a las definiciones que conforman los equipos de trabajo para que documenten los procesos y los subproceso de Acciones correctivas, preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia de unos informes de auditorias.
Todo esto debe hacerse apoyado de un plan de cultura organizacional que involucre a todo el personal que garantizará una buena administración del cambio.

Escrito Por:
Carolina Peña